PowerPoint: de "slides medonhos" a "coisas lindas de Deus" em seis passos simples

Nota inicial: Botei este texto para concorrer no concurso de posts sobre produtividade pessoal do Efetividade.net, que está completando um ano de vida. Tem muito mais coisa legal por lá, vale a visita.

Comecemos com um exemplo de uma típica apresentação em PowerPoint, daquelas que dão mais medo do que a Preta Gil de biquíni na praia:

Ao contrário da Preta Gil, este slide tem salvação. Vamos aos passos:

1) Contraste: é preto no branco.

Contraste não é aquele botão da sua TV ou aquilo que você bebe pra fazer alguns exames médicos: é a diferença, de cor e luminosidade, entre duas partes de uma imagem. No slide acima, o pouco contraste entre o azul escuro do topo e o texto do título faz nossos pobres olhos sofrerem pra poder entender o que está escrito: azul escuro e preto são parecidas demais.

Para facilitar a leitura de qualquer coisa, quanto mais contraste, melhor. Pegue qualquer livro e tá lá: letras pretas sobre papel branco. Mais contraste que isso, impossível. Veja só a diferença quando removemos o fundo assustador do slide e deixamos tudo “preto no branco”.

2) Deixe o slide respirar

Talvez para tentar mostrar serviço pro chefe, o estagiário que fez esta apresentação (ora, só pode ter sido um estagiário!) entupiu cada um dos slides com o máximo de conteúdo que conseguiu.

Acontece que tem uma coisa vital para um slide ficar agradável de ler: é o que os designers chamam de espaço negativo. Não, isto não é nenhuma dimensão paralela: são apenas as margens, espaço entre figuras, entre parágrafos… ou seja, espaços em branco. Quando você tem pouco espaço negativo, o slide fica entulhado demais. No exemplo abaixo, eu reduzi o tamanho de algumas coisas para aumentar o espaço negativo e permitir que os olhos “descansem” melhor ao ler o slide.

3) A fonte de todos os seus problemas é a fonte.

Como em “O Inferno de Dante”, eu acredito que o inferno é dividido em camadas. Quanto mais profunda for a camada onde você fica, mais danado você está.

De cima pra baixo imagino que o inferno tenha divisões para: nazistas, estupradores, pedófilos, pedófilos estupradores, políticos e, logo abaixo, pessoas que usam Times New Roman em apresentações. E na última camada, a mais profunda, estão os que usam Comic Sans…

A partir de agora você fica, portanto, proibido de usar estas duas fontes no PowerPoint (Comic Sans você não deve usar em lugar NENHUM). E siga sempre três mandamentos básicos:

Mandamento 1: Jamais usarás mais de uma fonte na mesma apresentação;
Mandamento 2: Jamais usarás fontes serifadas (aquelas que, como a fatídica Times New Roman, tem aquelas “voltinhas” no pé das letras);
Mandamento 3: NÃO ESCREVERÁS TUDO EM MAIÚSCULAS, pois fica parecendo que você está gritando. E mamãe já dizia que quem grita perde a razão.


As terríveis serifas! (Figura “emprestada” da Wikipedia)Veja o slide com Arial no texto todo e sem maiúsculas. Agora não preciso mais me preocupar em ir parar no inferno…

4) Apague toda informação inútil

Vamos queimar um pouquinho de fosfato extra com o título do slide: “desempenho das equipes de vendas no quarto trimestre de 2006”. Precisa mesmo dizer que é no “quarto trimestre” se no gráfico ele está mais do que destacado? E no parágrafo logo abaixo você fala de novo do bendito quarto trimestre. Arranque fora.

Além disso, o destaque no gráfico é feito com a linha vermelha e também com a grande seta azul. Precisa mesmo destacá-lo de duas formas? Seria isto um backup para o caso de alguém não ver um dos dois itens? Arranque fora um deles, é redundância, não serve pra nada.

Agora, leia de novo o parágrafo do meio do slide: “As vendas apresentaram uma queda bastante expressiva nos últimos três meses de 2006, conforme mostrado no gráfico abaixo”. Este é um excelente exemplo de embromação. Afinal de contas, que informação nova este texto acrescenta ao slide? Já sabemos que é em 2006 (o título mostra isso), que é no último trimestre e que as vendas caíram (o gráfico mostra isso, e durante a apresentação isso vai, obviamente, ser citado). Arranque fora, sem dó. E veja a diferença…

5) Agora que você já apagou toda informação inútil, apague toda informação inútil.

“Mas… mas eu já tirei tudo que podia!”, você poderia pensar. E eu estou apenas começando…

Lembre-se que o objetivo de qualquer slide é passar uma mensagem, dar uma informação. Todos os elementos do slide tem que ajudar a passar a informação. Tudo mesmo, desde o texto até as bordas, figuras e cores. Se alguma coisa no seu slide não está ajudando a passar a mensagem, é lixo. Não serve pra nada. Merece levar um delete nas fuças.

A logomarca da empresa, por exemplo, é importante em apresentações externas para clientes ou fornecedores, mas é completamente inútil para apresentações internas. Ora, você está apresentando para seu próprio pessoal: algum deles, por um acaso, não sabe em que empresa está trabalhando?

No título, você precisa mesmo falar em “desempenho”? O gráfico não deixa isto claro? E as “equipes”? Elas sequer são mencionadas no resto do slide. E o gráfico? Eu sei que os gráficos 3D do Excel são bonitos e tal, mas lembre-se: o que é que você quer com o gráfico? Mostrar o quanto coisas 3D são bonitas ou dar uma idéia visual da quantidade vendida em cada trimestre? Neste caso, um grafiquinho simples resolve.

Aquele textinho com os valores dos trimestres, ao lado do gráfico, também precisa sumir. Se colocarmos os valores de cada trimestre em cima de cada coluna do gráfico, e indicar com uma pequena frase a unidade de medida e escala de tempo, dá pra deletar não somente este texto como também as linhas de grade do gráfico (não ajudam em nada e poluem o visual), os rótulos do eixo horizontal e o eixo vertical inteirinho. A legenda (“série 1”? E daí?) e a borda também devem ser arrancadas fora.

Agora veja a diferença: temos muito menos informação visual inútil atrapalhando a informação realmente útil. Antes a pessoa lia o slide inteiro, com uma certa dificuldade, e entendia o conteúdo. Agora basta uma confortável passada de olho.

6) A hora do “plus”

Agora temos um slide realmente apresentável… o que ainda não é suficiente. Não se contente com pouco! Queremos um slide que seja tão lindo, mas tão lindo que faça seu chefe querer lamber a tela do computador quando ver a apresentação.

Existem várias maneiras de conseguirmos isto (não, trabalhar para um chefe louco não vale):

Em vez de usar a fonte Arial manjada, use a Trebuchet MS. É a fonte que uso nos textos neste blog, inclusive. Ela é bonita, diferente e bem legível, principalmente nos números.
Em vez de usar uma cor “chapada” no gráfico, retire a borda das colunas e aplique um leve degradê (“efeitos de preenchimento”, no Excel), para dar a impressão de que as colunas são sólidas mesmo.
Ao invés de destacar o quarto trimestre com a “clássica” linha vermelha, por que não apenas mudar a cor da última coluna do gráfico, e dar um negrito no valor? Vai dar um destaque e ser discreto ao mesmo tempo (se é que isso faz sentido).
Em vez de dividir a área entre o título e o conteúdo do slide com uma linha preta, reta e chata, use também um degradê (da mesma cor do gráfico, pelo amor de Deus, senão daqui a pouco teremos um arco-íris de alegria colorida ao invés de um esquema de cores com aparência profissional).
Procure deixar os espaçamentos mais uniformes. O título, por exemplo, está mais distante do topo do slide do que da margem esquerda. Sim, parece ser o ápice da frescura e ninguém vai te dizer “UAAU que espaçamento lindo”, mas tenha certeza: inconscientemente as pessoas percebem.

Agora, contemple a beleza estética de um bom slide de PowerPoint. E por favor, não lamba seu monitor!

E então? Concorda? Discorda? Opine nos comentários.

Update: Uma ótima leitura para acompanhar este post – “O que não fazer numa palestra, né”

28 comentários sobre “PowerPoint: de "slides medonhos" a "coisas lindas de Deus" em seis passos simples”

  1. Pra mim isso é perfumaria, como diziamos na Engenharia…

    O negócio é informar, o resto ninguem repara… A nao ser os leigos…

    😉
    Gabs

  2. Duvido que alguma empresa teria aquele logo hehehe.

    No mais, é perfumaria mesmo, mas fazer o que se as pessoas querem ter um visor digital, ainda que o sistema seja todo analógico…

  3. Pois tá aí que repara sim. Informação tem que ser organizada, classificada e ser clara e objetiva, quanto mais “limpa” estiver a apresentação, melhor será a absorção, menor será o ruído causado pela poluição visual. Não se trata só de beleza, mas de usabilidade e clareza.

  4. Pra mim as dicas foram boas com exceção a tirar o 3D do gráfico. Acho que o perfume tem mais cheiro com ele… 😀

  5. Gabs, essa “perfumaria” é exatamante o que o leigo percebe, porém, ao contrário de pessoas da área, não sabe dizer o que é deixou o visual. É essa “prefumaria” (não só visual) que diferencia, por exemplo, o padrão de qualidade (não estou falando de conteúdo) da Globo da Record, SBT etc… A Natura daquele creme comprado na esquina, Um Ipod de um MP3 player “xing-ling” e tantas outras marcas e empresas que estão por aí.

  6. tá, ótimo. Mas degradês???
    E ainda mais em dois lugares diferentes??? Deixa um pouco com cara de layout inicial de powerpoint.
    E eu escolheria um azul mais escuro, tipo azul real ou azul marinho.

  7. Carol, eu usei a cor mais clara para dar ainda mais leveza ao slide e realçar o quanto ele é mais agradável aos olhos do que a primeira versão.

    Eu imagino que “degradê” seja quase um palavrão entre os designers profissionais, mas neste caso ele serviu para dar a impressão de volume ao gráfico, então não está tão desprovido de função. Experimente fazer um slide igualzinho, mas usando apenas cores sólidas: fica muito “chapado” e sem vida, não acha?

  8. Dicas muito interessantes. No começo achei que o caminho deveria ser o oposto, ou seja, enfeitar ainda mais, mas isso só é possível com MUITA técnica! E realmente, informar é o que importa!

  9. saidts,
    repeito a sua opiniao… mas tem coisa q acho desnecessario… acho q mais pela falta de tempo pra perfumaria mesmo… no meu serviço é tudo pra antes de anteontem…
    e todos corroboram com o q eu disse, perfumaria = leigos…
    gabs

  10. Simplesmente tudo! Este post deveria estar em todas as “Instruções” de Congressos, apresentações de teses e aulas de faculdades.
    Tem algumas pessoas que conseguem NÂO dizer nada em inacreditáveis sequencias de 3 ou 4 slides.
    Adorei, vou imprimir e dar de presente para alguns alunos de doutorado que conheço…

  11. Parabéns pelas dicas e por fazer o artigo tão bem ilustrado. Não é só perfumaria, como comentaram acima. Comunicação visual é tão importante quanto o que você fala e como você gesticula ao apresentar algo.

  12. Só discordo quanto aos tipos serifados.

    Times new Roman é uma porcaria e deve ser extinta.

    Porém existem outras fontes serifadas muito bonitas, como Georgia, Fontin, Union, etc.

  13. Perfumaria realmente é coisa de leigo, mas existe perfumaria no primeiro slide, onde o exemplo mostra que colocar coisas em excesso e não saber o motivo dos objetos estarem lá , é uma clara manifestação de puro ma l gosto e uma falta de educação com quem vai precisar prestar antenção nas informações contidas no slides. O último slide, na minha opinião no uso de degradê, ele apenas colocou um ar mais sofsticado, mais moderno que sem o uso do degradê.

  14. Realmente, apesar da linguagem discontraída (característica do blog) eu adorei as dicas e o resultado do trabalho. Não sei se entendi direito, mas todos que comentaram estão dizendo que o que foi feito é perfumaria e que o importante é a informação? Se estou correto, creio que essas pessoas NUNCA assistiram à uma apresentação de Steve Jobs e seus fantásticos “slides”. A informação visual é absorvida e retida pelo ser humano MUITO mais do que a informação escrita e falada. Por esse motivo, o último slide tem toda a informação necessária e ainda fácil de lembrar. Experimente tirar uma foto mental do primeiro e do último slide. De qual você lembrará MAIS informações? Garanto que do último você lembrará em sua totalidade e nele estão TODAS as informações necessárias! Grande trabalho! PARABÉNS!

  15. É essa “perfumaria” que faz toda a diferença entre prestar ou não atenção à informação (ou em ver até o final ou simplesmente deletar uma apresentação que recebemos) e depois lembrar do que foi mostrado. Muito bom!

  16. Muito boa a dica!

    Concordo com o comentário do Cesar (logo anterior). “a perfumaria” é o que chama a atenção para o slide. Caso contrário, o amigo engenheiro (no topo dos comentários) fica com caminhões de informações que, pelo desinteresse no slide e a pouca percepção natural humana quando o meio de comunicação é somente falado, acabam não sendo assimiladas pelos receptores. Coisas simples e muito objetivas. Parabéns!

  17. Parabéns pela apresentação! isto realmente é um belo trabalho. Gostaria de fazer a minha primeira apresentação em lâminas e datashow…tenho um mês para preparar, você pode me dar uma mãozinha/

    Obrigada,Mel.

  18. Olá vi suas sugestões e acho que vc poderá me ajudar!! Preciso ensinar informática para crianças de 8 a 11 anos. E terei de fazer isso com apresentações em Data Show. O que vc me sugere para fique algo sério mas bem dinâmico, que prenda a atenção das ciranças…espero sua resposta por favor!!! Valeu até mais.

  19. Sim, isso é perfumaria. Maaas, se não quer perfumaria, porque não deixamos a interface de todas as máquinas que usamos com linhas de código? Lógico que isso não vale para todos.

    Acho bem melhor criar um slide bonito e com a informação estritamente necessária, como disse o autor do post, do que algo porco (como no passo 5). Fica muito melhor em apresentações.

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